Ferramentas digitais para empresas: quais usar e como cortar gastos
Por Enzo Zampronio · atualizado em
Ferramenta deste guia: Ferramentas digitais da empresa
Ferramentas digitais para empresas são os sistemas e aplicativos que o negócio usa para vender, atender, gerir e se comunicar: o sistema de gestão e o emissor de nota, o e-mail e o pacote de escritório, o armazenamento de arquivos, a loja virtual e o site, as redes sociais, o atendimento por WhatsApp, o design, as tarefas, a IA e a segurança. Quais usar depende do que a empresa faz todo dia. Como quase todas são assinaturas, o cuidado que mais rende é listar o que se paga, quanto cada uma custa por ano, quem usa e se é essencial, e decidir uma por uma o que manter, renegociar ou cortar.
O que são ferramentas digitais
São os programas e serviços on-line que substituem papel, planilha solta e trabalho repetido. Uma pesquisa do Sebrae com o IBGE, divulgada em 2023, mostrou que três em cada quatro pequenas empresas no Brasil já usam ferramentas digitais para conduzir o negócio, como redes sociais, site, loja on-line, marketplace, WhatsApp, e-mail marketing e sistemas de gestão.
As ferramentas se agrupam pelo trabalho que fazem:
| Categoria | Exemplos |
|---|---|
| E-mail e escritório | e-mail com o domínio da empresa, editor de textos e planilhas, editor de PDF |
| Arquivos e backup | armazenamento na nuvem, cópia de segurança |
| Reuniões e chat | videochamada, chat da equipe, telefone na nuvem |
| Gestão e notas | sistema de gestão (ERP), emissor de nota fiscal, certificado digital, financeiro |
| Vendas e CRM | CRM, catálogo de vendas, propostas |
| Marketing e redes | agendador de posts, e-mail marketing, links da bio |
| Design e vídeo | editor de imagens, editor de vídeo, banco de imagens |
| Site e loja | hospedagem, domínio, plataforma de loja virtual |
| Atendimento | WhatsApp com vários atendentes, agenda on-line, chatbot |
| Projetos e tarefas | quadro de tarefas, gestão de projetos |
| IA | assistentes de inteligência artificial pagos |
| Segurança | antivírus, gerenciador de senhas, VPN |
Quais ferramentas a empresa precisa
Não existe pacote certo para todo negócio. Um critério prático é separar três grupos:
- O que sustenta a operação: sem isso a empresa para, perde venda ou descumpre uma obrigação. Em geral, o sistema de gestão ou o emissor de nota, o certificado digital quando a empresa precisa dele, o e-mail, a loja virtual de quem vende on-line e a cópia de segurança dos arquivos.
- O que poupa tempo toda semana: agenda on-line, agendador de posts, quadro de tarefas, CRM. Vale quando o tempo que libera paga a assinatura.
- O que se usa de vez em quando: o editor de PDF para um contrato por mês, a videochamada paga para duas reuniões. Muitas vezes a versão grátis ou um recurso de outra ferramenta resolve.
Antes de assinar uma ferramenta nova, pergunte qual tarefa ela tira das mãos de alguém, quantas horas por mês, e se outra que você já paga faz o mesmo.
Como revisar o gasto com ferramentas digitais
- Faça o inventário. Uma linha por ferramenta: o nome, a categoria, o valor da fatura, a cobrança (por mês ou por ano), as licenças pagas e as em uso, a próxima renovação e quem cuida. Inclua as grátis, para enxergar tudo o que se usa.
- Ponha tudo na mesma base. Custo por ano = valor × 12, na cobrança mensal, ou o próprio valor, na anual. Custo por mês = custo por ano ÷ 12. Gasto por pessoa = gasto por mês ÷ pessoas na empresa.
- Ache as licenças sobrando. Licenças sobrando = pagas − em uso. O custo delas = custo por ano × sobrando ÷ pagas.
- Responda duas perguntas por ferramenta: com que frequência a empresa usa (diário, semanal ou raro) e se ela é essencial.
- Aplique uma regra simples. Uso raro e não essencial: cortar. Licenças sobrando: renegociar o número de licenças ou o plano. Essencial, mesmo com uso raro: manter. Uso diário ou semanal: manter.
- Procure duas da mesma categoria. Dois serviços de armazenamento, dois editores de PDF: talvez um faça o trabalho dos dois. É uma suspeita, não uma certeza; confira antes de cortar.
- Olhe a data de renovação. Muitos serviços renovam sozinhos, e o contrato pode pedir aviso antes. A decisão precisa vir antes dessa data.
- Decida e marque quem cuida. Manter, renegociar ou cortar, com o próximo passo e o responsável.
Revise o inventário pelo menos a cada seis meses. Ferramentas entram aos poucos, uma assinatura de cada vez, e ninguém soma.
Exemplo: uma loja de moda com loja virtual
Uma loja de moda com 6 pessoas pagava 14 ferramentas e usava mais uma grátis. Entre elas, o sistema de gestão (R$ 185 por mês), a plataforma da loja virtual (R$ 159 por mês), o pacote de e-mail e escritório (R$ 264 por mês, com 8 licenças e 6 pessoas usando), o editor de imagens da equipe (R$ 1.500 por ano, 5 licenças e 3 em uso), um editor de PDF (R$ 89,90 por mês, uso raro) e uma ferramenta de videochamada (R$ 79,90 por mês, uso raro).
- Gasto: R$ 15.190,20 por ano, ou R$ 1.265,85 por mês: R$ 210,98 por pessoa.
- O que pesa mais: e-mail e escritório, com R$ 353,90 por mês (28% do gasto).
- Uso raro: o editor de PDF e a videochamada, R$ 169,80 por mês (13% do gasto), nenhum essencial.
| Ferramenta | Decisão | Economia por ano |
|---|---|---|
| Videochamada (uso raro, não essencial) | cortar | R$ 958,80 |
| Editor de PDF (uso raro, não essencial) | cortar | R$ 1.078,80 |
| E-mail e escritório (2 de 8 licenças sem uso) | renegociar as licenças | R$ 792,00 |
| Editor de imagens (de R$ 1.500 para R$ 900 por ano) | renegociar o plano | R$ 600,00 |
| Agendador de posts (de R$ 89,90 para R$ 69,90 por mês) | renegociar | R$ 240,00 |
| Total | R$ 3.669,60 |
A economia possível é de R$ 305,80 por mês, 24% do gasto, e a conta cai para R$ 960,05 por mês. Duas ferramentas de armazenamento na nuvem (R$ 50 e R$ 35 por mês) fazem o mesmo trabalho: ficar só com a mais barata pouparia até R$ 50 por mês, se ela der conta. A videochamada renovava em 6 dias: era a primeira decisão a tomar.
Erros comuns
- Esquecer a cobrança anual. A assinatura de R$ 1.500 por ano não aparece na fatura do mês e some da conta.
- Pagar licença de quem saiu. Cada pessoa que deixa a empresa pode deixar uma licença paga para trás.
- Dividir a mesma senha entre várias pessoas. É um risco de segurança e pode ir contra o contrato do serviço.
- Cortar o essencial porque se usa pouco. O certificado digital ou a cópia de segurança podem ser usados raramente e ainda assim ser indispensáveis.
- Contar a economia antes de o fornecedor aceitar. Renegociar depende do outro lado: tenha um plano menor ou uma alternativa em mente.
Como a revisão ajuda
A revisão de Ferramentas digitais da empresa organiza esse inventário. Você lista cada ferramenta com o valor, a cobrança, as licenças pagas e em uso e a renovação, e responde a frequência de uso e se ela é essencial. O painel soma o gasto por mês, por ano e por pessoa, mostra as categorias que mais pesam, aponta as licenças sobrando, as ferramentas da mesma categoria e as renovações perto, e sugere manter, renegociar ou cortar cada uma, com o motivo. A decisão é sua. A economia aparece por mês e por ano, e o PDF traz o que fazer com cada ferramenta e um guia de como cortar e renegociar.
Para saber o quanto a gestão do negócio já é digital, área por área, veja a Maturidade digital. Antes de assinar um sistema novo, o ROI de automação mostra em quantos meses ele se paga.
Perguntas frequentes
Quais são as ferramentas digitais mais usadas pelas empresas?
Entre as pequenas empresas brasileiras, as redes sociais, o WhatsApp, o site e a loja on-line, os marketplaces, o e-mail marketing e os sistemas de gestão, segundo pesquisa do Sebrae com o IBGE divulgada em 2023. Três em cada quatro pequenas empresas usam alguma delas.
Quais ferramentas digitais uma pequena empresa precisa ter?
As que sustentam a operação: em geral, o sistema de gestão ou o emissor de nota, o e-mail, a cópia de segurança dos arquivos e, para quem vende on-line, a loja virtual. As demais se justificam pelo tempo que poupam. Antes de assinar, confira se outra ferramenta que você já paga faz o mesmo.
Quanto uma empresa gasta com ferramentas digitais?
Depende do porte e do ramo, e não há média confiável para pequenas empresas. O jeito de saber é somar todas as assinaturas, mensais e anuais, na mesma base. Numa loja de moda com 6 pessoas e 15 ferramentas, o gasto era de R$ 1.265,85 por mês, R$ 210,98 por pessoa.
Como reduzir o gasto com assinaturas de software?
Liste todas as ferramentas, corte as de uso raro que não são essenciais, ajuste o número de licenças ao de pessoas que usam, junte duas que fazem o mesmo trabalho e renegocie o plano antes da renovação. Decida antes da data em que o serviço renova sozinho.
O que é inventário de software?
É a lista de todas as ferramentas que a empresa usa, com o fornecedor, a finalidade, o custo, as licenças e a data de renovação. O CIS, centro de segurança da informação dos Estados Unidos, recomenda manter esse inventário e revisá-lo com regularidade, também por segurança.
De quanto em quanto tempo revisar as ferramentas da empresa?
Pelo menos a cada seis meses, e sempre que alguém entra ou sai da equipe. Uma revisão rápida antes de cada renovação anual evita pagar mais um ano do que não se usa.
Fontes
- Sebrae/PR, "Conexão essencial: ferramentas digitais compõem 75% dos pequenos negócios", 2023: a pesquisa do Sebrae com o IBGE e as ferramentas mais usadas.
- CIS (Center for Internet Security), CIS Controls v8, Controle 2: inventário e controle de ativos de software: manter o inventário de software, com o que cada um é, de quem é e para que serve.