Plano de projeto: o que é, como fazer e o caminho crítico
Por Enzo Zampronio · atualizado em
Ferramenta deste guia: Plano de projeto
Um plano de projeto é o documento que diz por que o projeto existe, o que ele vai entregar e o que fica de fora, quem participa, quanto custa, quais são os riscos e em que ordem as tarefas acontecem até a data final. O centro do cronograma é o caminho crítico: a sequência mais longa de tarefas que dependem umas das outras. Ela define o prazo do projeto, e atrasar qualquer tarefa dela atrasa a entrega.
O que é um plano de projeto
Projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único, como define o Guia PMBOK, do PMI. Tem começo e fim, ao contrário da rotina. Num pequeno negócio, são projetos: começar a vender pela internet, reformar a loja, lançar um produto, trocar de sistema, abrir uma segunda unidade.
O plano responde, antes de começar, às perguntas que costumam derrubar um projeto no meio:
| Parte | A pergunta que responde |
|---|---|
| Objetivo e caminho | Por que fazer, e por que deste jeito |
| Escopo | O que entra e, por escrito, o que fica de fora |
| Partes interessadas | Quem decide, quem executa, quem é afetado |
| Entregáveis | O que existe no fim que não existia antes |
| Pré-requisitos | O que precisa estar pronto antes de começar |
| Decisões e pesquisas | O que ainda precisa ser escolhido ou descoberto |
| Tarefas e cronograma | O que fazer, quanto dura, o que depende de quê |
| Marcos | As datas que marcam uma etapa vencida |
| Custos | Quanto cada parte custa, contra o orçamento |
| Riscos | O que pode dar errado e afetar o resultado |
Como fazer um plano de projeto
- Escreva o objetivo e o caminho imaginado. Depois, questione os dois: o projeto precisa existir? Há um caminho mais simples para o mesmo objetivo? Mudar de caminho no papel custa menos que no meio da execução.
- Defina o escopo. Liste o que entra e o que fica de fora. O "fora" evita que o projeto cresça sem ninguém decidir.
- Liste as partes interessadas, os entregáveis, os pré-requisitos, as decisões e as pesquisas.
- Quebre o trabalho em tarefas. Cada tarefa com duração (em dias corridos, por exemplo), responsável e as tarefas de que depende.
- Calcule o caminho crítico e compare o fim previsto com a data que você quer.
- Some os custos e liste os riscos. Um custo sem valor deixa o total incompleto: marque para conferir.
- Guarde a linha de base e acompanhe. O cronograma aprovado é a referência; toda semana, compare o real com o previsto e registre cada mudança de escopo ou de data.
Como calcular o caminho crítico
O método do caminho crítico foi publicado por James Kelley e Morgan Walker em 1959. Para cada tarefa, calcule:
- início mais cedo: o maior "fim mais cedo" entre as tarefas de que ela depende (zero, se não depende de nenhuma);
- fim mais cedo: início mais cedo + duração;
- duração do projeto: o maior "fim mais cedo" de todas;
- fim mais tarde: o menor "início mais tarde" entre as tarefas que dependem dela (a duração do projeto, se nenhuma depende);
- início mais tarde: fim mais tarde − duração;
- folga: início mais tarde − início mais cedo. Tarefa com folga zero é crítica.
Um caso pequeno, com seis tarefas:
| Tarefa | Duração | Depende de | Início mais cedo | Fim mais cedo | Folga |
|---|---|---|---|---|---|
| T1 | 3 dias | — | 0 | 3 | 0 |
| T2 | 4 dias | T1 | 3 | 7 | 0 |
| T3 | 2 dias | T1 | 3 | 5 | 6 |
| T4 | 5 dias | T2 | 7 | 12 | 0 |
| T5 | 1 dia | T3 | 5 | 6 | 6 |
| T6 | 2 dias | T4 e T5 | 12 | 14 | 0 |
O projeto dura 14 dias, e o caminho crítico é T1 → T2 → T4 → T6. T3 e T5 têm 6 dias de folga: podem atrasar até 6 dias sem mudar a data final. Começando em 05/10, o projeto termina em 18/10; com a meta em 20/10, sobram 2 dias.
Exemplo: uma papelaria que quer vender pela internet
Uma papelaria de bairro perdeu movimento para um atacarejo próximo. Objetivo: vender os produtos para clientes de fora do bairro, sem depender só de quem passa na porta. O caminho imaginado era uma loja virtual própria, com entrega pelos Correios.
Questionado, o caminho mudou. Uma loja própria precisa atrair visitante do zero, e a sócia só saberia se havia procura depois de investir. O caminho acordado foi começar num marketplace, com uma seleção enxuta, e decidir a loja própria depois de conhecer a demanda e a rotina de envio.
- Escopo: seleção de 30 produtos de presente, conta de vendedor num marketplace, fotos com celular e fundo neutro, envio pelos Correios, embalagem com a marca, política de troca e kits temáticos exclusivos. Fora: loja virtual própria, integração de estoque e venda para empresas.
- Riscos: a taxa do marketplace comer a margem; atraso na entrega queimar a reputação; produto quebrar no envio; falta de tempo da equipe para embalar; o mesmo item vender na loja e no on-line ao mesmo tempo.
- Custos: embalagens e etiquetas, R$ 900; fotografia dos produtos, R$ 1.200; estoque inicial dos kits, R$ 2.500; envio da venda-piloto, R$ 350. Total de R$ 4.950, contra um orçamento de R$ 6.000. A taxa do marketplace ainda está sem valor, por isso o total está incompleto.
As tarefas:
| Tarefa | Dias | Depende de | Folga |
|---|---|---|---|
| T1 Definir a seleção de produtos | 5 | — | 0 |
| T2 Comparar marketplaces e taxas | 4 | — | 8 |
| T3 Fotografar e descrever os produtos | 10 | T1 | 0 |
| T4 Abrir a conta de vendedor | 3 | T2 | 8 |
| T5 Definir embalagem e frete | 5 | T1 | 8 |
| T6 Cadastrar os produtos | 6 | T3 e T4 | 0 |
| T7 Treinar separação e envio | 3 | T5 | 8 |
| T8 Venda-piloto com clientes fiéis | 10 | T6 e T7 | 0 |
| T9 Ajustar preços e descrições | 4 | T8 | 0 |
| T10 Lançar para o público | 2 | T9 | 0 |
| T11 Pesquisar o preço dos concorrentes | 3 | T2 | 30 |
| T12 Calcular o frete por região | 2 | T5 | 25 |
| T13 Separar o estoque do on-line | 2 | T1 | 30 |
O caminho crítico é T1 → T3 → T6 → T8 → T9 → T10, com 37 dias. A meta está a 44 dias do início, e sobram 8 dias de folga até a meta.
A leitura de consultor: a fotografia (10 dias) e a venda-piloto (10 dias) são as tarefas críticas mais longas; é nelas que vale proteger a agenda da equipe. A folga de T5 e T7 é a mesma, porque estão na mesma sequência: se a definição de embalagem e frete levar 20 dias em vez de 5, ela consome a folga, o projeto vai a 44 dias, o caminho crítico passa a ser T1 → T5 → T7 → T8 → T9 → T10, e sobra só 1 dia antes da meta.
Erros comuns
- Planejar sem questionar o caminho. O plano mais bem feito de um caminho ruim continua ruim.
- Escopo sem o que fica de fora. Tudo o que não foi excluído por escrito tende a entrar no meio do projeto.
- Tarefas sem dependência. Um cronograma em que tudo começa no primeiro dia parece curto e não é real.
- Acompanhar só o que atrasou. Uma tarefa crítica um dia atrasada atrasa o projeto; uma com 30 dias de folga, não.
- Tratar a folga como da tarefa. A folga é da sequência: o que uma tarefa usa, as seguintes perdem.
- Misturar dias úteis e corridos. Escolha uma régua e use em todas as tarefas.
- Não guardar a linha de base. Sem o plano original, não dá para saber quanto o projeto mudou.
Como a ferramenta ajuda
O Plano de projeto com caminho crítico conduz o plano em etapas: o objetivo e o caminho, o escopo com o que fica de fora, as definições em checklist (partes interessadas, entregáveis, pré-requisitos, decisões, pesquisas, marcos, custos e riscos) e as tarefas com duração e dependências. A ferramenta calcula o caminho crítico, a folga de cada tarefa e a folga até a sua meta, e mostra o relatório com o gráfico de Gantt, os indicadores e os alertas do que falta. Impresso, o plano vira um caderno de acompanhamento: o cronograma com uma faixa para pintar o realizado, a planilha das tarefas, folhas de controle, uma folha por semana e o registro de mudanças.
Se as ações não dependem umas das outras, um Plano de ação 5W2H basta. E, se o projeto é um evento, o Planejamento de evento junta o mesmo cronograma ao orçamento por convidado.
Perguntas frequentes
O que deve ter um plano de projeto?
O objetivo, o escopo com o que fica de fora, as partes interessadas, os entregáveis, os pré-requisitos, as decisões e pesquisas pendentes, as tarefas com duração e dependências, o cronograma com o caminho crítico, os marcos, os custos e os riscos.
O que é caminho crítico?
É a sequência mais longa de tarefas que dependem umas das outras num projeto. A soma das durações dela é a duração do projeto. As tarefas do caminho crítico não têm folga: qualquer atraso nelas atrasa a entrega final.
O que é folga num cronograma?
É quanto uma tarefa pode atrasar sem mudar a data final do projeto: o início mais tarde menos o início mais cedo. Tarefas com folga zero são críticas. A folga é compartilhada pela sequência: se uma tarefa a usa, as seguintes ficam com menos.
Qual a diferença entre plano de projeto e plano de ação 5W2H?
O 5W2H lista ações com responsável, prazo e custo, sem calcular como uma depende da outra. O plano de projeto acrescenta o escopo, os riscos e as dependências entre as tarefas, o que permite calcular o caminho crítico e saber qual atraso mexe na data final.
O que é gráfico de Gantt?
É o cronograma desenhado em barras: uma linha por tarefa, com a barra indo do início ao fim dela no calendário. Leva o nome do engenheiro americano Henry Gantt. Com o caminho crítico destacado, mostra de uma vez quais tarefas não podem atrasar.
O plano de projeto precisa seguir o PMBOK?
Não. O Guia PMBOK, do PMI, é a referência mais conhecida em gerenciamento de projetos e serve de base para muitos modelos. Um pequeno negócio pode usar a parte que faz sentido: objetivo, escopo, tarefas com dependências, custos e riscos.
Fontes
- Project Management Institute (PMI), Guia PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge): a definição de projeto e as práticas de gerenciamento de projetos.
- James E. Kelley Jr. e Morgan R. Walker, "Critical-Path Planning and Scheduling", 1959: o método do caminho crítico, com o início e o fim mais cedo e mais tarde e a folga.