Desperdícios Lean: os 8 tipos, exemplos e como identificar

Os desperdícios do Lean são as atividades que consomem tempo, dinheiro ou material sem gerar valor para o cliente. Taiichi Ohno, criador do Sistema Toyota de Produção, listou sete: superprodução, espera, transporte, processamento excessivo, estoque, movimentação e defeitos. Com a expansão do Lean para além da fábrica, entrou um oitavo, o talento não aproveitado. Identificar os desperdícios é percorrer os oito na sua operação, da produção ao escritório, anotar onde cada um aparece e estimar quantas horas e quanto dinheiro ele leva por mês.

O que é desperdício no Lean

Lean é um jeito de organizar o trabalho que corta o que gasta tempo e dinheiro sem gerar valor para o cliente. Nasceu nas fábricas da Toyota, no Japão, depois da Segunda Guerra, e hoje é usado em oficinas, escritórios, clínicas e lojas de todo tamanho. Em japonês, o desperdício se chama muda.

O ponto de partida é separar as atividades em três tipos:

Tipo de atividade	O que é	Na produção	No administrativo
Agrega valor	Transforma o produto ou o serviço do jeito que o cliente quer e pagaria por isso	Costurar a peça, assar o pão	Resolver a dúvida do cliente, emitir a nota certa
Necessária, mas não agrega	Não muda nada para o cliente, mas hoje não dá para eliminar: lei, segurança, controle mínimo	Registrar o lote, limpar a máquina	Guardar os documentos fiscais, conciliar o extrato
Desperdício puro	Só consome tempo e dinheiro e pode ser cortado	Procurar ferramenta, refazer a peça errada	Esperar a aprovação, digitar o mesmo dado duas vezes

Os 8 desperdícios do Lean

Desperdício	O que é	Exemplo na produção	Exemplo no administrativo
Superprodução	Fazer antes, fazer a mais ou fazer o que ninguém pediu	A fornada do fim da tarde sai no mesmo volume da manhã, e um terço sobra	Um relatório de 20 páginas toda semana, e o dono só lê o resumo
Espera	Pessoas, máquinas ou pedidos parados aguardando alguém ou algo	A impressora parada esperando o cliente aprovar a prova de cor	A recepção esperando o sistema do convênio liberar a autorização
Transporte	Levar material, documento ou informação de um lado para outro sem necessidade	O tecido cortado sobe para a costura, desce para o acabamento e sobe de novo	O documento do cliente passa por três pessoas antes de chegar a quem resolve
Processamento excessivo	Fazer mais do que o cliente precisa ou valoriza	Peça interna com o mesmo polimento da peça aparente	Reembolso pequeno que passa por três aprovações
Estoque	Coisas paradas esperando a próxima etapa	Chapas compradas em promoção ocupando metade do galpão	Pedidos de alteração acumulados na caixa de entrada
Movimentação	Pessoas andando, procurando, se esticando ou trocando de tela	O mecânico atravessa o galpão cinco vezes por serviço atrás de ferramenta	Abrir o e-mail, duas planilhas e um sistema para emitir uma guia
Defeitos	Erro, retrabalho, devolução e conserto	Peça que volta da costura com a medida errada	Guia que sai com valor errado porque o dado foi copiado do e-mail para a planilha
Talento não aproveitado	Ideias e habilidades da equipe que ninguém usa	O marceneiro mais experiente lixando peças o dia todo	A designer redimensionando imagens que um modelo pronto resolveria

Dois pares costumam confundir. No transporte, quem anda é a coisa; na movimentação, é a pessoa. E o processamento excessivo não é trabalho malfeito: é fazer bem feito o que não precisava ser feito.

No Sistema Toyota, a superprodução é tratada como o pior desperdício, porque cria os outros: o que se faz a mais vira estoque, precisa ser levado e guardado e esconde defeitos. O talento não aproveitado costuma ser o mais difícil de ver, e ele atrasa a correção dos outros, porque quem faz o trabalho é quem sabe onde ele trava.

Como identificar os desperdícios

1. Escolha onde olhar. A produção (fábrica, oficina, cozinha, depósito), o administrativo (atendimento, orçamento, financeiro) ou os dois. Muitas vezes, o desperdício nasce no escritório e aparece na produção.
2. Percorra os oito, um de cada vez. Para cada um, faça perguntas concretas: quantas vezes o mesmo documento muda de mãos antes de ficar pronto? Quantas vezes por dia alguém procura algo? O que fica parado esperando uma aprovação?
3. Anote cada ocorrência com uma frase e uma nota. A nota vai de 0 a 10: 0 não acontece, 1 ou 2 raramente, 3 ou 4 de vez em quando, 5 ou 6 atrapalha toda semana, 7 ou 8 quase todo dia, 9 ou 10 trava a operação todo dia. Escreva o que acontece com as suas palavras, sem nome de pessoa.
4. Estime as horas. Vezes por semana × minutos de cada vez dá as horas por semana de cada pessoa. Depois: horas por mês = horas por semana × pessoas envolvidas × 4,33 semanas.
5. Converta em dinheiro, quando der. Custo por mês = horas por mês × custo médio da hora da equipe + o que se perde em material, multa ou desconto.
6. Ordene do mais grave ao menos grave. Pela nota e pelas horas.
7. Confirme antes de mudar algo grande. Meça por uma semana com uma folha simples: um risco a cada parada por espera, a cada retrabalho, a cada procura.
8. Escolha por onde começar. As ferramentas do Lean dão caminhos para cada desperdício, como o 5S, o kanban, o trabalho padronizado, o poka-yoke (à prova de erro) e os 5 porquês. Comece pelo que dá para testar com pouco esforço.

Exemplo: uma gráfica rápida

Uma gráfica rápida com 6 pessoas, com o balcão e o orçamento na frente e a impressão e o acabamento nos fundos, percorreu os oito desperdícios. A dona informou o custo médio da hora da equipe: R$ 28,00. As horas e os reais só aparecem onde ela deu os números.

Desperdício	O que acontece	Nota	Horas por mês	R$ por mês
Espera	Os orçamentos esperam a aprovação da dona por até dois dias, porque só ela conhece os preços de acabamento	6	17,3	484
Espera	A impressora fica parada esperando o cliente aprovar a prova de cor	5	26,0	728
Defeitos	Impressões refeitas porque o arquivo do cliente chega com medida ou sangria errada, e só se vê na hora de imprimir	5	26,0	1.178
Transporte	O pedido chega pelo WhatsApp, vai para o e-mail da produção e depois para a ficha de papel	4	17,3	484
Movimentação	Cada um salva os arquivos numa pasta diferente, e quatro pessoas perdem tempo procurando a versão aprovada	4	sem número	sem número
Superprodução	Tiragem maior que a pedida, para aproveitar a máquina ligada	3	sem número	300
Estoque	Papel comprado em promoção ocupando os fundos da loja	3	sem número	sem número
Talento não aproveitado	Ninguém da equipe sabe orçar acabamento especial; quando a dona viaja, esses pedidos param	2	sem número	sem número

As contas de duas linhas, para conferir: a impressora parada são 6 horas por semana de uma pessoa, ou 6 × 1 × 4,33 = 26,0 horas por mês, que a R$ 28,00 dão R$ 728,00. O retrabalho são 3 horas por semana de duas pessoas, 26,0 horas por mês, ou R$ 728,00, mais R$ 450,00 de material: R$ 1.178,00.

Somando o que tem número, a gráfica perde cerca de 87 horas por mês, quase 11 dias de trabalho de uma pessoa, e R$ 3.174,00 por mês, ou R$ 38.088,00 por ano. É um piso, não o total: a procura por arquivos envolve quatro pessoas e ficou sem horas.

A leitura que mais importa não está na soma. A espera dos orçamentos, com a nota mais alta, e o talento não aproveitado, com a mais baixa, têm a mesma causa: o preço do acabamento está só com a dona. A nota que alguém dá a um desperdício mede o incômodo que ele sente, e não necessariamente o peso do problema. Caminhos possíveis, para escolher: escrever uma tabela de preços de acabamento que a equipe consulte, conferir o arquivo do cliente com uma lista curta quando ele chega, e não na hora de imprimir, e aprovar a prova antes de o trabalho entrar na fila da impressora.

Erros comuns

• Começar pela ferramenta. Fazer 5S ou comprar um sistema antes de saber onde está o desperdício costuma resolver o problema errado.
• Automatizar um processo ruim. O erro passa a acontecer mais rápido. Simplifique antes.
• Culpar pessoas. A causa costuma ser de processo: falta de padrão, de informação, de lugar definido, ou decisão concentrada numa pessoa só.
• Cortar o que é necessário. Conferir a medida e guardar os documentos fiscais não agregam valor, mas não são desperdício puro. O alvo é reduzir o tempo que levam, não eliminá-los.
• Olhar só a produção. Orçamento parado, aprovação em vários níveis e dado digitado duas vezes são os mesmos desperdícios no escritório.
• Achar que o que não apareceu está sob controle. Um desperdício sem ocorrência pode só não ter sido notado. Estoque alto, por exemplo, esconde os outros problemas.

Como a ferramenta ajuda

O Diagnóstico de Desperdícios (Lean) é uma trilha pelos oito desperdícios. Cada parada explica o desperdício, os custos que não aparecem, os sintomas e 12 exemplos da produção e do administrativo; você marca o que acontece aí, com a nota de 0 a 10 e um relato. No modo com números, entram as horas, as pessoas e os reais. No fim, a ferramenta monta o placar do mais grave ao menos grave, com o tempo e o dinheiro perdidos por mês, o radar de como você se vê, uma matriz de esforço e impacto e caminhos possíveis com 28 ferramentas Lean explicadas passo a passo. O PDF leva o guia das ferramentas citadas e folhas para medir por uma semana.

Quando o desperdício está no caminho entre as etapas, o Mapa de processos mostra quem faz cada etapa e quanto do tempo é espera. Para registrar o jeito combinado de fazer uma tarefa, o Gerador de POP monta o procedimento passo a passo.

Perguntas frequentes

Quais são os 7 desperdícios do Lean?

São os sete que Taiichi Ohno listou no Sistema Toyota de Produção: superprodução, espera, transporte, processamento excessivo, estoque, movimentação e defeitos. Cada um consome tempo, dinheiro ou material sem gerar valor para o cliente.

Qual é o oitavo desperdício do Lean?

É o talento não aproveitado: as ideias e as habilidades da equipe que ninguém usa. Ele foi acrescentado aos sete de Ohno quando o Lean passou a ser usado fora da fábrica, e Jeffrey Liker o inclui no livro "The Toyota Way" ("O Modelo Toyota"), de 2004. Aparece quando quem faz o trabalho não é ouvido ou quando só uma pessoa sabe fazer algo importante.

Qual é o pior desperdício do Lean?

A superprodução. No Sistema Toyota, ela é tratada como o pior desperdício porque cria os outros: o que se faz a mais ou antes da hora vira estoque, precisa ser transportado e guardado e esconde defeitos e falta de demanda.

Os desperdícios do Lean valem para escritório e serviços?

Valem. No escritório, a espera é o orçamento parado na aprovação, o transporte é o documento que passa de mão em mão, a movimentação é abrir várias telas para achar uma informação e o defeito é a nota emitida com dado errado. A aplicação no administrativo costuma ser chamada de Lean Office.

Como calcular o custo de um desperdício?

Estime as horas por semana que cada pessoa perde com ele, multiplique pelo número de pessoas e por 4,33 semanas para ter as horas por mês. Multiplique pelo custo médio da hora da equipe e some o que se perde em material, multa ou desconto. Confirme a estimativa medindo por uma semana antes de investir na solução.

Fontes

• Taiichi Ohno, "O Sistema Toyota de Produção: além da produção em larga escala" (original japonês de 1978; em inglês, "Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production", 1988): os sete desperdícios.
• Lean Enterprise Institute, Lean Lexicon, "Seven wastes": os sete desperdícios de Ohno e a superprodução como o pior deles.
• James P. Womack e Daniel T. Jones, "A Mentalidade Enxuta nas Empresas" ("Lean Thinking", 1996): valor, fluxo e a aplicação do Lean fora da Toyota.
• Jeffrey K. Liker, "O Modelo Toyota" ("The Toyota Way", 2004): o oitavo desperdício, a criatividade da equipe não aproveitada.