Matriz GUT e Matriz de Eisenhower: como priorizar, com exemplo
Por Enzo Zampronio · atualizado em
Ferramenta deste guia: Matriz GUT e Eisenhower
A Matriz GUT põe uma lista de problemas em ordem de prioridade: cada um ganha uma nota de 1 a 5 de gravidade, urgência e tendência, e a prioridade é a multiplicação das três, de 1 a 125. A Matriz de Eisenhower diz o que fazer com cada item, cruzando duas perguntas, se é urgente e se é importante: fazer agora, agendar, delegar ou eliminar. Usadas juntas, a GUT dá a ordem e a Eisenhower dá a ação.
O que é a Matriz GUT
GUT é a sigla de gravidade, urgência e tendência, os três critérios com que a matriz compara problemas:
- Gravidade: o estrago que o problema causa se nada for feito, no cliente, no caixa, na equipe ou no resultado.
- Urgência: quanto tempo dá para esperar antes de agir.
- Tendência: se o problema piora sozinho com o tempo, e com que rapidez.
Cada critério recebe uma nota de 1 a 5, e a nota do problema é G × U × T. Um problema 5 × 5 × 5 soma 125, o máximo; um 1 × 1 × 1 soma 1. Nos trabalhos brasileiros, a matriz é atribuída a Charles Kepner e Benjamin Tregoe, autores de "The New Rational Manager" (1981), sobre análise de problemas e decisão. Uma régua muito citada nos trabalhos brasileiros para dar as notas é a de Periard (2011):
| Nota | Gravidade (o estrago) | Urgência (quanto dá para esperar) | Tendência (se nada for feito…) |
|---|---|---|---|
| 5 | extremamente grave | precisa de ação imediata | …vai piorar rapidamente |
| 4 | muito grave | é urgente | …vai piorar em pouco tempo |
| 3 | grave | o mais rápido possível | …vai piorar |
| 2 | pouco grave | pouco urgente | …vai piorar a longo prazo |
| 1 | sem gravidade | pode esperar | …não vai mudar |
O que é a Matriz de Eisenhower
Em 1954, num discurso, o então presidente dos Estados Unidos Dwight Eisenhower citou a frase de um antigo reitor: "tenho dois tipos de problema, os urgentes e os importantes; os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes". Stephen Covey popularizou a ideia num quadro de quatro quadrantes no livro "Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes" (1989). A leitura prática mais usada dá uma ação a cada quadrante:
| Urgente | Não urgente | |
|---|---|---|
| Importante | Fazer agora: faça você, já | Agendar: marque a data e proteja esse tempo |
| Não importante | Delegar: passe adiante, com prazo | Eliminar: corte, ou deixe para quando sobrar tempo |
O quadrante mais fácil de esquecer é o de agendar. O importante que não é urgente (entender as finanças, treinar a equipe, prevenir a próxima quebra) nunca grita, e por isso fica sempre para depois, até virar urgente.
Como fazer a Matriz GUT e a de Eisenhower
- Liste numa lista só os problemas e as tarefas que disputam o seu tempo. Escreva cada um como um fato concreto: "a geladeira expositora não segura a temperatura" em vez de "manutenção".
- Dê a nota de gravidade de cada item, de 1 a 5, pela régua.
- Dê a nota de urgência: quanto dá para esperar.
- Dê a nota de tendência: se ele piora sozinho, e quão rápido.
- Multiplique as três notas e ordene da maior para a menor. No empate, um critério possível é pôr antes o mais grave, depois o mais urgente, depois o que piora mais rápido.
- Responda as duas perguntas da Eisenhower para cada item: é urgente? É importante? A resposta põe o item num dos quatro quadrantes.
- Combine o prazo e quem faz. Item em "agendar" precisa de data; item em "delegar" precisa de alguém e de prazo.
- Revise toda semana. Marque o que foi feito, tire da lista e refaça as notas do que mudou.
Um modelo para imprimir cabe numa folha: uma linha por item, com as três notas, a nota GUT, o quadrante, o prazo, quem faz e um quadrado para marcar o feito.
Exemplo: as prioridades de uma confeitaria
Uma confeitaria listou dez problemas e tarefas em aberto. A tabela já está na ordem da nota GUT:
| Ordem | Item | G | U | T | Nota | Quadrante |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1º | Geladeira expositora não segura a temperatura | 5 | 5 | 4 | 100 | fazer agora |
| 2º | Licença da vigilância sanitária vence este mês | 5 | 4 | 4 | 80 | fazer agora |
| 3º | Encomendas anotadas em papel: duas se perderam neste mês | 4 | 4 | 4 | 64 | fazer agora |
| 4º | Não sei quanto sobra de lucro no fim do mês | 4 | 3 | 4 | 48 | agendar |
| 5º | Treinar a nova auxiliar de produção | 4 | 3 | 3 | 36 | agendar |
| 6º | Responder às avaliações ruins no Google | 3 | 4 | 3 | 36 | fazer agora |
| 7º | Levar as notas de compra ao contador | 3 | 4 | 2 | 24 | delegar |
| 8º | Instagram parado há três semanas | 2 | 2 | 3 | 12 | agendar |
| 9º | Ir ao banco depositar o dinheiro do caixa | 2 | 4 | 1 | 8 | delegar |
| 10º | Trocar o letreiro da fachada | 1 | 1 | 2 | 2 | eliminar |
Por onde começar: a geladeira (5 × 5 × 4 = 100), a licença (80) e as encomendas (64), as três em "fazer agora". Na Eisenhower, ficam quatro itens em fazer agora, três em agendar, dois em delegar e um em eliminar.
O que o quadro mostra além da ordem:
- Quatro itens em "fazer agora" é demais. Os três primeiros da GUT vêm antes; o 6º, responder às avaliações, pode ser agendado ou delegado.
- Empate na nota 36. Treinar a auxiliar (4 × 3 × 3) e responder às avaliações (3 × 4 × 3) têm a mesma nota; o treino vem antes pela gravidade, 4 contra 3.
- "Não sei quanto sobra de lucro" é o clássico importante e não urgente. Ficou em 4º e em agendar, com data marcada. Sem data, é o tipo de item que não sai do lugar.
- O Instagram foi para agendar sem data, e o banco foi para delegar sem ninguém para fazer. Os dois pedem uma decisão para não ficarem parados na lista.
Erros comuns
- Dar 5 para tudo. Se quase todas as notas são 5, a multiplicação não separa nada. O 5 fica para o caso extremo; a régua escrita ajuda a não exagerar.
- Confundir gravidade com urgência. Um problema pode ser grave e ainda dar para esperar, como uma licença que vence daqui a seis meses. As duas notas existem justamente para separar isso.
- Notas que não batem com as respostas. Urgência 5 com o item marcado como "não urgente", ou gravidade 5 com "não importante", indicam que uma das duas avaliações está errada.
- Encher o "fazer agora". Com muitos itens, nenhum é prioridade de verdade. Um limite prático é ficar com os três de maior nota e agendar ou delegar o resto.
- Delegar sem prazo e sem dono. Delegar não é esquecer: é passar adiante com data e com alguém responsável.
- Esquecer que a nota é um julgamento. A GUT organiza a sua avaliação; ela não mede o problema por você. Notas dadas com pressa dão uma ordem fraca.
Como a ferramenta ajuda
A ferramenta Matriz GUT e Eisenhower junta as duas matrizes numa lista só, com até 20 problemas e tarefas. Em cada item, você dá as notas de 1 a 5 de gravidade, urgência e tendência, com a régua escrita ao lado de cada nota, e responde se é urgente e se é importante. A ferramenta põe a lista na ordem da GUT, com os três primeiros em destaque e o desempate explicado, separa os itens nos quatro quadrantes da Eisenhower, mostra o quadro de calor de gravidade × urgência e aponta o que pede decisão: o "fazer agora" com mais de três itens, o prazo vencido, as notas empatadas ou quase todas 5, o que foi agendado sem data e o que foi delegado sem ninguém. O PDF sai em A4, para imprimir e trabalhar: a lista priorizada com uma coluna para marcar o feito, o checklist de cada quadrante e a régua das notas.
A GUT diz o que atacar primeiro. Para detalhar como resolver cada item, com responsável, prazo e custo, o passo seguinte é o Plano de ação 5W2H.
Perguntas frequentes
O que significa GUT na Matriz GUT?
GUT é a sigla de gravidade, urgência e tendência. Gravidade é o estrago que o problema causa se nada for feito; urgência é quanto tempo dá para esperar; tendência é se ele piora sozinho com o tempo. Cada critério recebe uma nota de 1 a 5.
Como calcular a Matriz GUT?
Dê a cada problema uma nota de 1 a 5 em gravidade, urgência e tendência e multiplique as três. A nota vai de 1 a 125, e a lista se ordena da maior para a menor. Um problema com gravidade 5, urgência 5 e tendência 4 tem nota 100.
Qual a diferença entre a Matriz GUT e a Matriz de Eisenhower?
A Matriz GUT ordena os problemas por uma nota, da prioridade maior para a menor. A Matriz de Eisenhower não ordena: separa cada item em quatro grupos pelo que fazer com ele, conforme seja urgente e importante. Usadas juntas, a GUT diz por onde começar e a Eisenhower diz se o item é para fazer agora, agendar, delegar ou eliminar.
O que fazer em cada quadrante da Matriz de Eisenhower?
O urgente e importante é para fazer agora, você mesmo. O importante e não urgente é para agendar, com data marcada. O urgente e não importante é para delegar, com prazo e responsável. O que não é urgente nem importante é para eliminar ou deixar para quando sobrar tempo.
Como usar a Matriz GUT com o 5W2H?
A GUT escolhe os problemas que vêm primeiro; o 5W2H detalha a solução de cada um: o que fazer, por que, onde, quando, quem, como e quanto custa. Um caminho possível é levar ao 5W2H só os três primeiros da GUT, para o plano de ação não ficar maior do que a capacidade de executar.
Quem criou a Matriz de Eisenhower?
A ideia vem de uma frase que o presidente americano Dwight Eisenhower citou em 1954, atribuída por ele a um antigo reitor, sobre problemas urgentes e importantes. O quadro de quatro quadrantes foi popularizado por Stephen Covey no livro "Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes", de 1989.
Fontes
- Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, "The New Rational Manager", 1981: a obra a que os trabalhos brasileiros atribuem a Matriz GUT.
- Sebrae/PR, "Priorização de tarefas em projetos com a metodologia GUT": as notas de 1 a 5 e a prioridade como G × U × T.
- Spitzner e Garbe, "Estudo do processo de desenvolvimento de produtos em uma empresa de usinagem seriada" (UDESC, 2017): a régua de notas de Periard (2011) e as definições de gravidade, urgência e tendência.
- Dwight D. Eisenhower, "Address at the Second Assembly of the World Council of Churches", Evanston, 19 de agosto de 1954, no American Presidency Project: a frase sobre o urgente e o importante.
- Stephen R. Covey, "Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes" ("The 7 Habits of Highly Effective People", 1989): a matriz do tempo em quatro quadrantes.