Custo de um funcionário: como calcular com férias, 13º e encargos
Por Enzo Zampronio · atualizado em
Ferramenta deste guia: Custo real do funcionário
O custo de um funcionário é o salário mais tudo o que a empresa paga ou guarda por causa dele: as férias com o terço e o 13º, divididos pelos meses, o FGTS de 8%, a reserva da multa de 40% do FGTS, os benefícios, como vale-transporte e vale-refeição, e o INSS da empresa, que depende do regime. No Simples, fora do Anexo IV, o INSS da empresa já está no DAS; no Lucro Presumido, ele soma 20% mais o RAT e as contribuições de terceiros. Em 2026, uma auxiliar de R$ 2.200 numa empresa do Simples, com vale-transporte e vale-refeição, custa R$ 3.530,09 por mês de trabalho, 1,6 vez o salário.
O que entra no custo de um funcionário
- Salário: o valor da carteira.
- Férias com o terço: 30 dias de férias por ano, com um terço a mais (Constituição, art. 7º, XVII), guardados em 12 partes.
- 13º salário: um salário por ano, também guardado em 12 partes.
- FGTS: 8% sobre o salário, as férias e o 13º, depositado todo mês.
- Multa do FGTS: 40% de todos os depósitos, paga na dispensa sem justa causa. Guardar todo mês é a leitura conservadora: se a pessoa pede demissão, ela não é paga.
- Benefícios: vale-transporte (a empresa pode descontar até 6% do salário básico), vale-refeição, plano de saúde. Não pagam INSS nem FGTS quando seguem a lei: o vale-refeição, por exemplo, não pode ser pago em dinheiro.
- INSS da empresa: a parte que muda com o regime.
| Regime da empresa | INSS da empresa sobre a remuneração |
|---|---|
| MEI | 3% |
| Simples, Anexos I, II, III e V | já está no DAS |
| Simples, Anexo IV (construção, limpeza, vigilância) | 20% mais o RAT, fora do DAS |
| Lucro Presumido ou Real | 20% mais o RAT e os terceiros (em geral, 5,8%) |
O RAT, o seguro de acidente do trabalho, é de 1%, 2% ou 3%, conforme o risco da atividade, multiplicado pelo FAP de cada empresa. Os terceiros (salário-educação, Incra, Sistema S e Sebrae) somam 5,8% na indústria, no comércio e em muitos serviços (códigos FPAS 507 e 515); outras atividades têm outra soma, como os 4,5% da comunicação e da publicidade. O contador confirma o código da empresa.
Como calcular o custo de um funcionário
- Férias do mês = salário × 4/3 ÷ 12.
- 13º do mês = salário ÷ 12.
- Remuneração do mês = salário + férias do mês + 13º do mês.
- INSS da empresa = remuneração do mês × alíquota do regime.
- FGTS = 8% da remuneração do mês; multa guardada = 40% do FGTS.
- Benefícios = vale-transporte menos o desconto + vale-refeição + plano de saúde + outros.
- Custo por mês de trabalho = remuneração + INSS da empresa + FGTS + multa + benefícios.
- Custo no ano = 11 meses de trabalho + o mês de férias, em que o salário sai do que foi guardado e só continuam os encargos sobre as provisões e os benefícios de todo mês.
O ano paga 13⅓ salários: 11 meses de trabalho, as férias com o terço e o 13º. Multiplicar o custo do mês por 12 daria 14⅓ e exageraria o ano.
Exemplo: uma auxiliar administrativa no Simples
Uma empresa do Simples (Anexo III) contrata uma auxiliar administrativa por R$ 2.200, 44 horas por semana, com vale-transporte de R$ 240 e vale-refeição de R$ 500.
| Item | Por mês de trabalho |
|---|---|
| Salário | R$ 2.200,00 |
| Férias com o terço e 13º guardados | R$ 427,78 |
| FGTS (8%) | R$ 210,22 |
| Multa do FGTS guardada (40% do FGTS) | R$ 84,09 |
| INSS da empresa | no DAS |
| Vale-transporte, menos o desconto de 6% (R$ 132), e vale-refeição | R$ 608,00 |
| Custo por mês de trabalho | R$ 3.530,09 |
O custo é 1,60 vez o salário. No ano, com o mês de férias, são R$ 39.806,67. Descontadas as férias e 10 feriados, ela trabalha 2.017,7 horas, e cada hora custa R$ 19,73. Para as férias, o 13º, o FGTS sobre eles e a multa, a empresa precisa guardar R$ 546,09 por mês. No bolso da auxiliar chegam R$ 1.894,31: o salário menos R$ 173,69 de INSS e o desconto do vale-transporte. Com margem de contribuição de 40%, a empresa precisa vender R$ 8.293,06 a mais por mês para pagar a contratação.
O mesmo salário custaria R$ 4.108,20 por mês no Anexo IV e R$ 4.260,61 no Lucro Presumido. Outros casos, com as regras de 2026:
| Caso | Custo por mês de trabalho | Custo no ano |
|---|---|---|
| MEI: salário mínimo de R$ 1.621, vale-transporte de R$ 200 | R$ 2.313,87 | R$ 25.812,57 |
| Simples, Anexo IV (limpeza, RAT de 3%): R$ 1.800, vale-transporte de R$ 200 | R$ 2.977,30 | R$ 33.220,00 |
| Lucro Presumido: R$ 3.000, os mesmos vales da auxiliar | R$ 5.540,83 | R$ 62.260,00 |
| Lucro Presumido: R$ 6.000, vale-refeição de R$ 800 e plano de saúde de R$ 450 | R$ 11.211,67 | R$ 126.200,00 |
No Presumido de R$ 3.000, o custo é 1,85 vez o salário. Os números usam o salário mínimo e as tabelas do INSS e do Imposto de Renda de 2026. Leve a conta ao seu contador antes de contratar.
CLT, PJ ou freelancer
A única comparação justa é por hora de trabalho: o CLT trabalha 11 meses e recebe 13⅓ salários; o PJ emite 12 notas e trabalha os 12 meses; o freelancer recebe só as horas que trabalha. No exemplo, um PJ de R$ 3.300 por mês sai a R$ 17,95 por hora, contra R$ 19,73 da auxiliar: R$ 3.591,28 a menos no ano, nas mesmas horas. O empate fica em R$ 3.627,24 por mês. Um freelancer de R$ 30 por hora compensa até 110,6 horas por mês.
A conta olha só o custo. Quem trabalha em pessoa, de forma habitual, com subordinação e mediante pagamento é empregado, qualquer que seja o contrato (CLT, arts. 2º e 3º). Contratar como PJ quem trabalha como empregado pode virar vínculo na Justiça do Trabalho, com os direitos atrasados.
Erros comuns
- Multiplicar o custo do mês por 12, como se o funcionário trabalhasse e recebesse férias no mesmo mês.
- Achar que o Simples não tem encargo. O INSS da empresa está no DAS, mas o FGTS, as férias, o 13º e a multa continuam.
- Esquecer o RAT e os terceiros no Lucro Presumido: com o RAT de 2% e os terceiros de 5,8%, somados aos 20%, chegam a 27,8% da remuneração.
- Comparar salário com valor de nota. Sem converter em custo por hora, o PJ parece mais barato ou mais caro do que é.
- Deixar de fora a convenção coletiva. O piso, o vale-refeição e outros benefícios da categoria podem mudar a conta, assim como horas extras e adicionais.
- Ignorar regras do setor. Os setores da desoneração da folha podem pagar parte do INSS da empresa sobre a receita até 2027, numa volta gradual aos 20% sobre a folha: em 2026, pagam metade dos 20% sobre a folha, e a partir de 2028 a lei prevê o INSS inteiro (Lei 14.973/2024). Confirme com o contador.
Como a calculadora ajuda
O Custo real do funcionário faz essa conta para MEI, Simples (inclusive o Anexo IV) e Lucro Presumido ou Real, com o salário mínimo e as tabelas do INSS e do Imposto de Renda de 2026. Ele mostra o custo de cada mês de trabalho e quantas vezes ele é o salário, o custo no ano e por hora, o que guardar por mês, o salário líquido, a comparação por hora com um PJ e um freelancer, com os valores de empate, o mesmo salário em cada regime e quanto vender a mais. No modo rápido, oito perguntas bastam, e o resultado sai num relatório em PDF para levar ao contador. Não inclui hora extra, adicionais nem o aviso prévio de uma demissão.
Para o custo de desligar, verba a verba, veja a Calculadora de rescisão. Se a dúvida é o regime da empresa, o Enquadramento MEI × Simples × Presumido compara as opções com a folha.
Perguntas frequentes
Quanto custa um funcionário para uma empresa do Simples Nacional?
Nos Anexos I, II, III e V do Simples, o INSS da empresa já está no DAS, e o custo é o salário mais as férias com o terço, o 13º, o FGTS de 8%, a reserva da multa do FGTS e os benefícios. Uma auxiliar de R$ 2.200, com vale-transporte de R$ 240 e vale-refeição de R$ 500, custa R$ 3.530,09 por mês de trabalho em 2026. No Anexo IV, a empresa paga ainda 20% de INSS mais o RAT.
Um funcionário custa o dobro do salário?
Nem sempre. Nos exemplos deste guia, com vale-transporte e vale-refeição, o custo por mês de trabalho fica em 1,60 vez o salário numa empresa do Simples e em 1,85 vez no Lucro Presumido. A proporção sobe com benefícios altos em relação ao salário e com o INSS da empresa do Presumido.
Quais são os encargos de um funcionário CLT?
O FGTS de 8% sobre a remuneração, com as férias e o 13º, a multa de 40% do FGTS na dispensa sem justa causa e o INSS da empresa, que depende do regime: 3% no MEI, nenhum à parte no Simples (fora do Anexo IV) e 20% mais RAT e terceiros no Presumido. Somam-se as férias com o terço e o 13º, que a empresa precisa guardar todo mês.
Quanto custa um funcionário para o MEI?
Em 2026, o MEI pode ter um empregado, com o salário mínimo ou o piso da categoria (a Lei Complementar 238/2026 permite dois a partir de 2027), e paga 3% de INSS sobre a remuneração, mais o FGTS de 8%. Com salário mínimo de R$ 1.621 e vale-transporte de R$ 200, o custo é de R$ 2.313,87 por mês de trabalho em 2026, ou R$ 25.812,57 no ano.
É mais barato contratar PJ ou CLT?
Depende do valor da nota e das horas. Compare o custo por hora: no exemplo, a auxiliar CLT custa R$ 19,73 por hora, e um PJ de R$ 3.300 por mês, R$ 17,95. Mas quem trabalha em pessoa, de forma habitual e com subordinação é empregado pela CLT, e o contrato de PJ pode virar vínculo de emprego na Justiça do Trabalho.
Fontes
- CLT: quem é empregado (arts. 2º e 3º), as férias (arts. 129 a 145) e o auxílio-alimentação fora do salário, sem pagamento em dinheiro (art. 457, § 2º).
- Lei 14.973/2024: a volta gradual do INSS sobre a folha nos setores da desoneração, de 2025 a 2027.
- Constituição Federal, art. 7º, XVII: o terço de férias. Lei 4.090/1962: o 13º salário.
- Lei 8.036/1990, arts. 15 e 18: FGTS de 8% e multa de 40%.
- Receita Federal, contribuições previdenciárias: 20% sobre a folha e o RAT.
- Receita Federal, INSS do Anexo IV do Simples: fora do DAS e sem terceiros.
- eSocial, tabela 4 do leiaute S-1.3: terceiros de 5,8% (FPAS 507 e 515).
- Lei Complementar 123/2006, arts. 13 e 18-C: o INSS no DAS e o empregado do MEI.
- Lei 7.418/1985, art. 4º: o desconto de até 6% do vale-transporte.
- INSS, tabela de contribuição de 2026 e Receita Federal, tabelas do Imposto de Renda de 2026.