Descrição de cargo e organograma: como fazer, com modelo e exemplo

A descrição de cargo diz para que o cargo existe (a missão), o que a pessoa faz (as responsabilidades), o que ela precisa saber e ter (os requisitos) e a quem ela responde. O organograma junta os cargos num desenho da hierarquia, de quem decide, no topo, a quem executa. Para fazer os dois, liste os cargos, não as pessoas; defina a quem cada um responde; escreva a missão numa frase e as responsabilidades começando pelo verbo; use a CBO, a Classificação Brasileira de Ocupações, como referência; e revise de tempos em tempos.

O que é descrição de cargo

É o documento que fixa o que se espera de quem ocupa um cargo, independentemente de quem seja a pessoa. Serve para contratar (o anúncio da vaga sai dela), para integrar quem chega, para cobrar e avaliar com o mesmo critério e para mostrar a cada um onde termina o seu trabalho e começa o do colega. Uma boa descrição tem quatro partes, parecidas com as que a CBO usa para descrever as ocupações (descrição sumária, formação e experiência, atividades e competências pessoais):

• Identificação: o nome do cargo, a ocupação na CBO, a quem responde, quem lidera, quantas pessoas o ocupam e a jornada.
• Missão: para que o cargo existe, numa frase.
• Responsabilidades: o que a pessoa faz, uma por linha, começando pelo verbo.
• Requisitos: escolaridade, experiência, conhecimentos técnicos e competências comportamentais.

O que é organograma

O organograma é o desenho dos cargos da empresa e de quem responde a quem. Cada caixa é um cargo, e as linhas descem do chefe para a equipe. Ele mostra três coisas de relance: quantos níveis a hierarquia tem, do topo ao cargo mais baixo; o tamanho da equipe direta de cada chefe; e os cargos que ficaram sem chefe. No pequeno negócio, é comum haver dois ou três níveis: o dono, os líderes de área e as equipes.

O que é a CBO

A Classificação Brasileira de Ocupações, do Ministério do Trabalho e Emprego, dá um código de seis dígitos e um título a cada ocupação: 5211-10 é o vendedor de comércio varejista; 4110-05, o auxiliar de escritório. A consulta é pública, no site da CBO. O código vai no registro do funcionário, no eSocial, e quem confere qual se aplica a cada contrato é a contabilidade. A CBO descreve a ocupação no país; a descrição de cargo diz o que ela é na sua empresa.

Como fazer a descrição de cargo e o organograma

1. Liste os cargos, não as pessoas. Três atendentes que fazem o mesmo trabalho são um cargo com três pessoas.
2. Defina a quem cada cargo responde. Cada cargo tem um chefe só; o topo não responde a ninguém. Um cargo nunca responde a quem está abaixo dele.
3. Monte o organograma, do topo para baixo, nível por nível, e confira se ninguém ficou solto.
4. Ache a ocupação na CBO de cada cargo, pelo título ou pelas atividades.
5. Escreva a missão numa frase: para que o cargo existe, não o que ele faz no dia a dia.
6. Liste as responsabilidades principais, uma por linha, começando pelo verbo: "Atender", "Conferir", "Registrar".
7. Defina os requisitos: escolaridade, experiência, conhecimentos técnicos e competências comportamentais. Peça o que o cargo exige, não o que seria bom ter.
8. Colha as assinaturas de quem elaborou, de quem aprovou e de quem ocupa o cargo, que assina que tomou ciência.
9. Marque a próxima revisão. Uma vez por ano é um ritmo comum, e antes disso sempre que o cargo mudar.

Exemplo: os cargos de uma padaria

A Padaria Sol tem 11 cargos e 15 pessoas:

Cargo	Responde a	Pessoas	CBO
Sócio-administrador	ninguém (topo)	1	1210-10
Gerente de loja	Sócio-administrador	1	1414-15
Atendente de balcão	Gerente de loja	3	5211-40
Operador de caixa	Gerente de loja	2	4211-25
Motoboy	Gerente de loja	1	5191-10
Auxiliar de limpeza	Gerente de loja	1	5143-20
Mestre padeiro	Sócio-administrador	1	8483-05
Padeiro	Mestre padeiro	2	8483-05
Confeiteiro	Mestre padeiro	1	8483-10
Auxiliar de cozinha	Mestre padeiro	1	5135-05
Auxiliar administrativo	Sócio-administrador	1	4110-05

O organograma tem 3 níveis: o sócio no topo; o gerente de loja, o mestre padeiro e o auxiliar administrativo no meio; as equipes embaixo. A maior equipe é a do gerente de loja, com 7 pessoas (3 + 2 + 1 + 1); a do mestre padeiro tem 4, e o sócio lidera 3 diretamente. O sócio-administrador fica na CBO de diretor geral: ele não costuma ser empregado, e o código só vale se a contabilidade o usar.

A descrição do atendente de balcão fica assim:

• Cargo: Atendente de balcão. CBO: 5211-40, Atendente de lojas e mercados. Responde a: Gerente de loja. Pessoas: 3.
• Missão: Atender os clientes no balcão ou no salão, com agilidade e simpatia.
• Responsabilidades: 1. Atender os clientes e tirar as dúvidas sobre os produtos. 2. Separar, embalar e entregar os produtos pedidos. 3. Manter o balcão e as prateleiras limpos e abastecidos. 4. Conferir os preços e a validade dos produtos expostos. 5. Registrar a venda ou encaminhar o cliente ao caixa.
• Requisitos: ensino fundamental; não exige experiência; atendimento ao cliente e noções de higiene e de conservação dos produtos; cordialidade, agilidade e trabalho em equipe.
• Assinaturas: quem elaborou, quem aprovou e os três atendentes, de ciência.

Erros comuns

• Descrever a pessoa, não o cargo. "A Ana cuida do caixa quando a Elisa sai" é um combinado, não uma responsabilidade do cargo.
• Transformar a descrição num manual. A descrição diz o quê; o passo a passo de cada tarefa vai num procedimento operacional padrão.
• Deixar cargo com dois chefes, ou sem chefe. A pessoa não sabe a quem prestar contas, e o organograma não fecha.
• Copiar a CBO como descrição. Ela é a referência da ocupação no país; a sua empresa precisa dizer o que o cargo faz ali.
• Pedir requisitos que o cargo não usa. Eles afastam bons candidatos e não ajudam a avaliar.
• Escrever uma vez e esquecer. O negócio muda, e a descrição desatualizada deixa de servir para contratar e para cobrar.

Como a ferramenta ajuda

A Descrição de cargo e organograma monta o organograma na hora, a partir dos cargos que você lista, de a quem cada um responde e de quantas pessoas ocupam cada um. Para não escrever do zero, um catálogo com 34 cargos comuns no pequeno negócio, cada um com a ocupação da CBO, já traz a missão, as responsabilidades e os requisitos, que você ajusta. O painel mostra os cargos, as pessoas, os níveis, a maior equipe e o que falta em cada descrição. O PDF sai em A4, com o organograma, o quadro de cargos e uma folha por cargo com as assinaturas, pronto para entregar à equipe. A ferramenta não define salário nem plano de carreira, e o código da CBO do registro de cada funcionário deve ser conferido pela contabilidade.

Para escrever o passo a passo das tarefas de cada cargo, use o Gerador de POP. Para saber quanto custa cada pessoa da equipe, veja o Custo real do funcionário.

Perguntas frequentes

O que é descrição de cargo?

É o documento que diz para que um cargo existe, o que a pessoa que o ocupa faz, o que ela precisa saber e ter para ocupá-lo e a quem ela responde. Serve para contratar, integrar, avaliar e evitar que duas pessoas achem que a mesma tarefa é da outra.

O que colocar numa descrição de cargo?

A identificação (nome, ocupação na CBO, a quem responde, quantas pessoas e jornada), a missão numa frase, as responsabilidades principais começando pelo verbo e os requisitos: escolaridade, experiência, conhecimentos técnicos e competências comportamentais. No fim, as assinaturas de quem elaborou, de quem aprovou e de quem ocupa o cargo.

O que é organograma de uma empresa?

É o desenho dos cargos da empresa e de quem responde a quem, do topo da hierarquia às equipes. Ele mostra quantos níveis a empresa tem, o tamanho da equipe de cada chefe e os cargos sem chefe. Numa padaria com 11 cargos e 15 pessoas, por exemplo, o organograma tem 3 níveis.

O que é CBO e onde consultar?

CBO é a Classificação Brasileira de Ocupações, mantida pelo Ministério do Trabalho e Emprego. Ela dá um código de seis dígitos e um título a cada ocupação, como 4211-25 para o operador de caixa. A consulta é gratuita no site da CBO, por código ou por título, e a contabilidade confere o código que vai no registro de cada funcionário.

De quanto em quanto tempo revisar a descrição de cargo?

Não há prazo fixo em lei. Uma revisão por ano é um ritmo comum, e antes disso sempre que o cargo ganhar ou perder responsabilidades, mudar de chefe ou a empresa reorganizar a equipe.

Fontes

• Ministério do Trabalho e Emprego, CBO: consulta por código e título.
• Ministério do Trabalho e Emprego, CBO: downloads: o arquivo de ocupações, com o código e o título de cada uma.
• Tabela de ocupações da CBO 2002 (CSV): os códigos do exemplo, conferidos em outubro de 2026.